第九章 向制度要效益，做好行政与内部管理（5）（2/2）

    申请复印→审批→复印→登记→存档→领取→使用

    （5）证照复印标准

    ①证照审批

    申请者根据需要提交证照复印申请表，复印申请表注明证照复印的理由。行政人员根据申请者的内容作决定，如果无权作出决定，要向主管提出复印请求。行政经理对证照复印申请表审核过后，对于一般的证明可以审批，对于重要的需交由总经理审批。

    ②证照复印存档

    总经理审批后，行政人员可以开始复印。复印后需要在复印证明登记表上进行登记。登记后，把证照复印的申请表存档，并通知申请者领取证照复印件。

    某有限公司突然接到银行催促还利息的通知，公司顿时炸窝了，因为公司从未在银行融资。公司总经理驱车到银行询问详情，才得知原来公司有人使用公司印章和证照私自办了一家分公司，并以那家分公司的名义向银行融资了50多万元。公司总经理这时才懊恼不已，当初不该忽视了印章和证照的管理。

    印章和证照是公司的重要物品，要妥善保管好，在使用过程中要严格按照流程进行，以免给公司造成损失。

    166.办公用品的管理方法

    （1）办公用品购买申请工作流程与标准

    填写办公用品需求单→统计→递交购买清单→审批→询问价格→审批→购买

    ①填写办公用品需求单

    各部门根据需求填写办公用品需求单，行政部门统计需求。

    标准：办公用品的实际需求量。

    ②统计

    行政部汇总并整理出办公用品购买清单。

    标准：各部门的实际需求。

    ③询问价格

    行政部要对价格进行分析比较，确定至少3家供货商。

    标准：性价比合理。

    ④财务部审批

    财务部审批后确定最终的供货商。

    标准：审批程序应该符合公司规定。

    ⑤购买

    供应商提供办公用品，行政部提货验收。

    标准：一定要保证质量，严格验收。

    （2）办公用品购买工作流程

    请购单→制定物品采购计划→选供应商→选购商品→洽谈价格→验收物品提货→入库

    ①采购计划

    企业职能部门根据本部门办公用品的使用情况，递交《办公用品请购单》，并制定采购计划。

    采购的标准：必须要合理、及时。

    ②选购物品

    行政部比较各供应商的报价，选择合理的物品。

    选购的标准：一定要保证质量。

    ③洽谈价格

    行政部门在进行价格洽谈时，一定要确定合适的价位。

    标准：尽量使成本达到最低。

    ④验收入库

    对所购买的产品进行验收，然后入库。

    标准：一定要及时有效。

    这是某公司办公用品管理制度的范例。

    ××公司办公用品管理制度