第六章 第二张王牌：专业化的管理技能（2）（2/2）

D）是不重要也不紧急的事。

    那么，我们最应该做哪一象限的事情？很多人说，当然是做重要而紧急的事了。可如果我们天天都在做紧急而重要的事，不就像“救火”队员了吗？因此，重要而紧急的事情，要抓紧做；重要不紧急的事，要按计划有步骤地去做；紧急而不重要的事，我们要不花时间或者少花时间，能授权的就授权；不重要也不紧急的事，让员工去做，或者有时间再做。

    总的来说，重要的事，我们要亲历亲为，但一些不重要而紧急，甚至不重要也不紧急的事，我们就应该思考是不是有必要亲历亲为了。

    比如：人事部门要的员工考勤，我们可以让下属帮忙统计；协助人事部搞好员工培训，我们可以自己给新员工讲，也可以请老员工讲。所以紧急但不重要的事情，不一定非要亲历亲为。

    又如：打电话联络一些客户，有的是需要我们亲自来联系的，有的是可以授权的；一些文件的归档，则让下属去做就行了。所以不重要也不紧急的事，就更不一定非要亲历亲为了。

    根据事情轻重缓急的矩阵图，我们可以通过表6-2来区分优先工作。

    表6-2区分优先工作表

    B.大事（缓）A.要事（重）

    D.次要事（轻）C.急事（急）

    另外，还有一周工作排列计划表（如表6-3所示）、任务待办单（如表6-4所示）、每日工作时间记录表（如表6-5所示），以供参考。

    表6-3一周工作排列计划表

    类别

    序号ABCD

    周一

    周二

    周三

    周四

    周五

    周六

    周日

    表6-4某领班任务待办单

    序号待办事项任务类型完成者完成情况备注

    1A（1小时完成）

    2B（1天内完成）

    3C（3天内完成）

    4D（1周内完成）

    表6-5每日工作时间记录表

    日期：

    打算今天完成的工作：1．  2．  3．  4．  5．  6．

    时间活动次序

    1=重要+紧急

    2=重要+不紧急

    3=紧急+不重要

    4=日常事务

    处理方法：

    委托方：

    训练去做

    下次要他提出意见

    下次不同意他做

    其他

    8︰00

    8︰30

    ……

    12︰30

    ……

    （2）台历

    台历是一种直观易用的时间管理工具。我们可以将计划好要做的事情，标注在相应的日期区间里，一翻开就知道哪天应该做什么。

    （3）闹钟

    人们一般认为，只有早上起床时才会用闹钟，其实不然。如果我们有某项工作任务需要在上午10点钟之前完成，不妨就用闹钟定个时间，比如9点50分，这样闹钟一响，我们就知道只剩下10分钟了，该抓紧时间了。