电脑，若即若离（2/2）
《最佳员工生存手册: 最完美的员工培训读本》作者：林少波 2017-01-25 23:48
据一些曾经患过“电脑失写症”的朋友的体会，我们只要稍微改变一下使用电脑和工作、生活的习惯，就能起到很好的防治效果。
如有序地安排作息时间，不要长时间地坐在电脑前工作，而且要注意使用多种汉字输入法，比如用拼音和五笔间换着输入文字。养成定期阅读和手写的习惯，多阅读文章，能够强化对汉字形状的记忆。手写不仅对人的心理和生理功能形成训练，而且对人的意志、耐力、毅力和神经系统稳定功能也是必不可少的训练。对网络语言有理智地接受，比如网上常喜欢用简单的字母代替语言，或用同音不同字的方法表示时，不要以为时髦便经常使用。
在现代职场中，接收或发送商务电子邮件已经是家常便饭，而且越来越成为一种趋势，不懂得与伊妹儿亲密接触，那将会被人笑话，甚至会给你自己带来不小的损失。但是，也千万别和“她”过于亲密，否则，将引火上身呢！因此，你必须记住下面一些与伊妹儿亲密接触的法则。
◎注意你的用词。你也许认为你写得明白易懂，但有些用词是会让人误解的。应当做到用词精练并且达意。这样可以避免事后为了对邮件内容进行解释而浪费高昂的长途电话费。
◎不要给别人的电子邮箱造成负担。尊重他人的“电子空间”。除非必要，否则不要给别人发E-mail，而且，只发给必要的人。许多人并不喜欢收到笑话或连锁信之类的东西。记住，没有人会喜欢垃圾邮件。当未得到对方允许而发送邮件时，必须确保邮件内容对收件者是有价值的。假如你没有做到这一点，收件人很可能认为那是垃圾邮件，未加阅读即予删除。
◎在电脑上，没有一样东西是保密的。即使邮件信息已被删除，许多软件程式仍可从电脑的硬盘上读取信息。在你按下“发送”键前，必须考虑清楚，假如该邮件被他人看到，后果会是如何──比如被老板看见。首要的一条原则是，不要在工作时发送私人或是机密邮件。
◎尽可能缩小邮件附件。附件越大，下载所需的时间就越长，占据收件人的硬盘空间就越多。有些电子邮件的附件可能是不必要的。对于连篇累牍的文件，应考虑使用传真来代替电子邮件。不要想当然。你也许是一个网络老手，熟悉网络行话和图释，但不要假设收件人像你一样熟悉这些玩意儿。
◎如何留下一个有效的语音信息的首要原则是：简明扼要、语速放慢。只留下接听者需要的内容。当你要表达问候时，也要注意内容简短。如果你要离开办公室较长一段时间，应留下你何时回来以及你不在时是否有人检查信箱的详细信息。
◎除非你确定你的新客户习惯这种交流方式，否则不要给他们发E-mail。你习惯使用E-mail并不意味着所有的人都习惯。别人的名片上有E-mail地址并不能说明他们真的使用E-mail。
◎定期查收E-mail。不要堆积邮件。
◎在合理的时间段内定期回复E-mail。惯例是24小时之内。如果对方要求立即回复而你做不到，应该让他知道你何时能得到所需信息。
◎如果必要，做好E-mail的备份。如果你发的E-mail时间性很强，最好使用E-mail信筒中提示你对方收到时间的功能。然后把这封E-mail的内容打印出来或保存在你的文档中，以防万一。
◎打开E-mail之前一定要先查毒——尤其当你的电脑处于某个局域网中，可能影响到整个部门甚至整个公司的时候。2000年的“爱虫病毒”只用了两天就几乎让美国瘫痪。“爱情后门”亦是通过邮件附件在局域网传播。如果是你打开了带病毒E-mail，然后散布到整个网络，你会显得很愚蠢而且不专业。根据经验，永远不要打开不认识的人发来的邮件。
◎不要发送任何涉及公司保密信息的E-mail。因为一旦发送出去，你不知道谁会看到这条信息。
如有序地安排作息时间，不要长时间地坐在电脑前工作，而且要注意使用多种汉字输入法，比如用拼音和五笔间换着输入文字。养成定期阅读和手写的习惯，多阅读文章，能够强化对汉字形状的记忆。手写不仅对人的心理和生理功能形成训练，而且对人的意志、耐力、毅力和神经系统稳定功能也是必不可少的训练。对网络语言有理智地接受，比如网上常喜欢用简单的字母代替语言，或用同音不同字的方法表示时，不要以为时髦便经常使用。
在现代职场中，接收或发送商务电子邮件已经是家常便饭，而且越来越成为一种趋势，不懂得与伊妹儿亲密接触，那将会被人笑话，甚至会给你自己带来不小的损失。但是，也千万别和“她”过于亲密，否则，将引火上身呢！因此，你必须记住下面一些与伊妹儿亲密接触的法则。
◎注意你的用词。你也许认为你写得明白易懂，但有些用词是会让人误解的。应当做到用词精练并且达意。这样可以避免事后为了对邮件内容进行解释而浪费高昂的长途电话费。
◎不要给别人的电子邮箱造成负担。尊重他人的“电子空间”。除非必要，否则不要给别人发E-mail，而且，只发给必要的人。许多人并不喜欢收到笑话或连锁信之类的东西。记住，没有人会喜欢垃圾邮件。当未得到对方允许而发送邮件时，必须确保邮件内容对收件者是有价值的。假如你没有做到这一点，收件人很可能认为那是垃圾邮件，未加阅读即予删除。
◎在电脑上，没有一样东西是保密的。即使邮件信息已被删除，许多软件程式仍可从电脑的硬盘上读取信息。在你按下“发送”键前，必须考虑清楚，假如该邮件被他人看到，后果会是如何──比如被老板看见。首要的一条原则是，不要在工作时发送私人或是机密邮件。
◎尽可能缩小邮件附件。附件越大，下载所需的时间就越长，占据收件人的硬盘空间就越多。有些电子邮件的附件可能是不必要的。对于连篇累牍的文件，应考虑使用传真来代替电子邮件。不要想当然。你也许是一个网络老手，熟悉网络行话和图释，但不要假设收件人像你一样熟悉这些玩意儿。
◎如何留下一个有效的语音信息的首要原则是：简明扼要、语速放慢。只留下接听者需要的内容。当你要表达问候时，也要注意内容简短。如果你要离开办公室较长一段时间，应留下你何时回来以及你不在时是否有人检查信箱的详细信息。
◎除非你确定你的新客户习惯这种交流方式，否则不要给他们发E-mail。你习惯使用E-mail并不意味着所有的人都习惯。别人的名片上有E-mail地址并不能说明他们真的使用E-mail。
◎定期查收E-mail。不要堆积邮件。
◎在合理的时间段内定期回复E-mail。惯例是24小时之内。如果对方要求立即回复而你做不到，应该让他知道你何时能得到所需信息。
◎如果必要，做好E-mail的备份。如果你发的E-mail时间性很强，最好使用E-mail信筒中提示你对方收到时间的功能。然后把这封E-mail的内容打印出来或保存在你的文档中，以防万一。
◎打开E-mail之前一定要先查毒——尤其当你的电脑处于某个局域网中，可能影响到整个部门甚至整个公司的时候。2000年的“爱虫病毒”只用了两天就几乎让美国瘫痪。“爱情后门”亦是通过邮件附件在局域网传播。如果是你打开了带病毒E-mail，然后散布到整个网络，你会显得很愚蠢而且不专业。根据经验，永远不要打开不认识的人发来的邮件。
◎不要发送任何涉及公司保密信息的E-mail。因为一旦发送出去，你不知道谁会看到这条信息。